Eine Roadshow sind nicht vierzehn Transfers. Sie ist eine Maschine mit vierzehn beweglichen Teilen, und der Unterschied zeigt sich am zweiten Morgen, wenn ein Termin in Zug überzieht und der ganze Nachmittag neu geschnitten werden muss, während die Prinzipale noch im Raum sitzen.
Als vierzehn Einzelfahrten gebucht, sind das vierzehn Telefonate. Als Programm gebucht, ist es eines. So wird das Blatt gebaut — und deshalb ist ein Teil davon gedruckt.
Roadshow-Transport in Zürich organisieren: die Einheit ist der Tag, nicht die Fahrt
Programme mit mehreren Fahrzeugen werden fast immer nach Zeit gebucht und nicht nach Strecke, weil die Strecke das ist, was sich ändert. Der kaufmännische Grund ist einfach: Ein Fahrzeug, das für Sie bereitgehalten wird, braucht keinen neuen Preis, wenn der Terminplan verrutscht. Ein Punkt-zu-Punkt gebuchtes Fahrzeug schon.
Eine Disposition führt das ganze Blatt
Bis zu vierzehn Fahrzeuge laufen unter einer Disposition und ergeben eine Rechnung. Das ist das Nützlichste an der Konstruktion, und es lohnt sich, präzise zu sein, warum.
Die Disposition ist die einzige Stelle, die alle vierzehn Fahrzeuge gleichzeitig sieht — also die einzige, die die Frage beantworten kann, die tatsächlich gestellt wird: «Kann Fahrzeug sechs stattdessen die Etappe nach Basel übernehmen?», ohne eine Telefonrunde. Distanzen zählen hier: Zug liegt 45 Kilometer vom Flughafen entfernt, Luzern 68 Kilometer, Basel 90 Kilometer, Bern 135 Kilometer. Ein in Zug früh freigewordenes Fahrzeug steht für eine Abholung in Luzern wirklich zur Verfügung. Ein Fahrzeug in Bern nicht, so willig der Chauffeur auch wäre.
Das Blatt bauen
Ein dreitägiges Programm wird von den unverschiebbaren Punkten rückwärts und von den Ankünften vorwärts geplant. Das Blatt sind in Wahrheit vier Dokumente, die miteinander übereinstimmen.
- Das Hauptblatt — jedes Fahrzeug, jede Etappe, jede Stunde, geführt von der Disposition.
- Ein Blatt pro Chauffeur, das nur seinen Tag, seine Passagiere und seine Reserve zeigt.
- Eine Fassung für den Auftraggeber mit Namen und Zeiten und ohne Fahrzeugzuteilungen — die sind für die Gefahrenen nur Rauschen.
- Eine Zuordnungsliste: welcher Prinzipal in welchem Fahrzeug, und welcher Chauffeur Deutsch, Englisch, Französisch oder Italienisch spricht.
Die Fahrzeugzuteilung wird am meisten unterschätzt. Denselben Prinzipal über drei Tage beim selben Chauffeur zu halten ist mehr wert als Kilometer zu optimieren. Für mehrtägige Arbeit benennen wir diesen Chauffeur deshalb im Voraus, statt ihn jeden Morgen zuzuteilen.
Warum es auf Papier existiert und nicht nur auf dem Bildschirm
Weil der Bildschirm genau dort ausfällt, wo die Arbeit stattfindet. Tiefgaragen von Hotels und Banken haben keinen Empfang. Ein Telefon am zweiten Roadshow-Tag steht um vier Uhr nachmittags bei elf Prozent. Und ein Chauffeur, der neunzig Minuten vor einem Termin wartet, sollte nicht eine App aktualisieren müssen, um zu erfahren, ob sich etwas geändert hat.
Jeder Chauffeur beginnt den Tag deshalb mit seiner eigenen Etappe auf Papier, samt den zwei Nummern, die zählen: der Disposition und der Kontaktperson des Auftraggebers, die tatsächlich im Gebäude ist. Das Blatt auf dem Bildschirm ist die aktuelle Wahrheit und wird den ganzen Tag nachgeführt. Das Papier ist das, was funktioniert, wenn die aktuelle Wahrheit das Fahrzeug nicht erreicht.
Das ist bewusste Redundanz, keine Nostalgie. Ein Programm, das nur auf einem Bildschirm existiert, hat einen einzigen Ausfallpunkt, und der ist ein Akku.
Was sich am Tag ändert und was nicht
Zeiten ändern sich laufend. Fahrzeuge gelegentlich. Nicht ändern sollten sich der Preis, der vor Programmbeginn schriftlich vereinbart wurde, und der jedem Prinzipal zugeteilte Chauffeur — das ist der ganze Sinn, ein Programm zu buchen statt eine Ansammlung Fremder.
Keines der Fahrzeuge trägt Beschriftung. An einem Investorentag ist das keine ästhetische Vorliebe: vierzehn einheitlich beschriftete Fahrzeuge vor einem Gebäude verkünden jedem Beobachter genau, worum es an diesem Tag geht.
Was die Disposition zum Bauen braucht
- Zuerst die unverschiebbaren Punkte: Ankünfte, die Verwaltungsratssitzung, die Abflüge.
- Gruppengrössen pro Etappe, und wer mit wem fahren muss.
- Jeden Prinzipal, dessen Name in einer Ankunftshalle nicht laut genannt werden soll.
- Die eine Person auf Ihrer Seite, die um 08:40 ohne Sitzung eine Änderung freigeben kann.
- Kostenstellen, falls sich der Tag auf mehrere verteilt — die Rechnung trägt Ihre Referenz auf jeder Zeile, aber nur, wenn wir die Referenzen haben.
Vierzehn Fahrzeuge, ein Blatt, eine Disposition, eine Rechnung. Am dritten Morgen ist dieses Blatt meist in drei Farben annotiert, die Hälfte der Abholzeiten hat sich verschoben, und die gedruckte Kopie im führenden Fahrzeug ist die Fassung, mit der alle arbeiten. Alles bewegt sich. Das Blatt ist, wie es sich bewegt, ohne dass jemand auf der Rückbank danach gefragt wird.